קהילת ידידיה
ועד מנהל
פרוטוקול הישיבה מיום ב' אב תשע"ז, 25.7.17 שעה 20:00
מיקום הישיבה: מרכז דב, בניין קהילת ידידיה.
נוכחים
ועד מנהל: רפאל אמלאן, אלישבע קרנץ, דינה וינר, יפה שירה גרוסברג, קובי אייבלמן, ברוך רוזן, טליה רוט (בטלפון), יוני המר-קסוי
גזבר: יעקב מלכיאור
ועדות: מרק רנדר, גארי הלר, דב קופר, יהודית הריס, ליסה אמלאן
ועדת ביקורת: דבורה גריינימן, שרון אדרי
מנהלת משרד: מרים פיין
דיון
1. עדכון האתר של הקהילה, משיכת חברים חדשים
דיון טלפוני עם טליה רות לגבי הצעה.
טליה: מוכנה לתרום 10,000 ₪. רוצה לגייס כספים.
דבורה: מה בקשר לתחזוקה? עדכונים ... וכו'
טליה: קים מוכנה להדריך איש/אנשים מהקהילה לתחזק את האתר
מרק: לבקש הצעת מחיר כולל להתחיל לדעת מה צריך וכו'
טליה: שאלה את השאלה הזאת: האתר – 250 דפים באתר ידידיה = בגלל התיישבנות.
טליה: ההצעה סבירה, מתונה. העבודה שלה – תכנון design של האתר, עמוד הפייסבוק, פלייר כ- 10,000 ש"ח. בנוסף נצטרך לשלם לאדם הטכני, עוד 10,000 ₪ או יותר.
יוני: נשמע מצוין, אבל נצטרך לקבל הצעה נוספת.
טליה: היא מציעה לדבר עם כעשרים אנשים מהקילה לקבל אינפוט.
רפאל: האם מישהו מציע שירות כולל?
טליה: לא יכולה לטפל בשבועות הקרובים.
רפאל: בבקשה תשלחי לנו את הצעת המחיר שלה בכתב. נחפש לפחות עוד הצעת מחיר אחת, לשירות הכולל. מדובר בהתקדמות משמעותית מאוד, תודה.
טליה: עשיתי המון מחקר למצוא אותה. אם מישהו מוצא אדם נוסף, מצוין.
ברוך, מארק: ייתכן וכל אחד מאתנו יכול למצוא מישהו.
ברוך: תכתבי לנו מפרט.
טליה: האם מוודאים שיהיה מניין לימים נוראים במרכז דב עם ילדים קטנים?
דינה: כן, אני.
דבורה: כבר קיבלנו הצעות לעדכון האתר, כד'.
ברוך: צריכים לתאם הצעות אלו לצרכים שלנו.
החלטה: מציינים לחיוב ההצעה שקיבלה טליה, נשמע חיובי מאוד, לא נחליט סופית עד שלא נקבל הצעה נוספת אחת לפחות, חברים מתבקשים לנסות למצוא אדם מתאים להגשת הצעה כוללת נוספת.
2. דו"ח כספי חצי שנתי
יעקב מלכיור (גזבר): הכנתי מסמך סטטוס חצי שנתי. יעזור לי לזכור לקראת סוף השנה. בדו"ח שהגשתי לכם עכשיו ישנן רק הוצאות שוטפות, מבוסס על תשלומים שבוצעו באמצעות צ'קים, לא אלו המשולמות באמצעות הוראת קבע כגון מים וחשמל. מסמך זה מעלה יותר שאלות מאשר היא עונה עליהן. אפילו בהתחשב בכך שהמסמך לא מתייחס להוראות קבע, אנחנו בתוך התקציב. לא הייתי בשנה האחרונה, לא ידוע לי למה יש התייחסות לבידוד מרכז דב, תחזוקה, כד', אבל אנחנו בתוך התקציב גם בעניינים אלה. נשארו כספים בסעיפים של שני עניינים אלה. הדרך בה מנהלים תקציב לאו דווקא הדרך בה וועדות פועלות. יש דברים כמו שבת הגדול הכרוכים בהוצאות והמביאים הכנסות אבל רק ההוצאות ולא ההכנסות מתבטאות בתקציב. כנ"ל: פורים, קופת צדקה – גייסנו יותר כספים מן המצופה. אני מנסה ללמוד ולהבין את מבנה התקציב.
מרק: בדוד מרכז דב – הוצאנו כסף.
דינה: זה היה בשנת 2016. הכסף המופיע כאן זה רזרבה אם נצטרך אותו.
דב: למה מנהלת נוער מופיע כ-37% אם כבר חלפה יותר מחצי שנה?
מרים: רק הוצאות שוטפות, תשלום משכורת, ולא קבועות כמו פנציה.
קובי: אם כך המסמך בנוי, אולי הוא מטעה?
דב: מהן הוצאות משרד?
יעקב: הייתה שאלה באשר לשאלה, אם בית המדרש צריך לשלם מע"מ.
קובי: בכל מקרה מע"מ לא צריך להיות חלק מהוצאות משרד.
יעקב: תודה על השאלות, אני מנסה להבין ולבנות דו"ח כמו שצריך.
ברוך: תודה ליעקב עבור ההצגה וההסברים.
רפאל: תודה ליעקב. נודה לך על תובנות נוספות והצעות איך לגרום לכך שהדו"ח ישקף בצורה נאמנה את המצב הכספי. כשנלבן שאלות כאלו כדאי שנקדיש לכך ישיבה שלמה.
דינה: לא ניצנו את תקציב של אירועים חברתיים או פעילות חברתית.
החלטה: יעקב ייפגש עם ועדת כספים על-מנת ללבן דרכים להתאמת התקציב עם דו"חות התקציב התקופתיות.
3. מינוי רפרנטים (point people) מוועד מנהל לתקופה של עד חנוכה
רפאל: מציע שכל אחד יבצע שוב את התפקיד שביצע בשנה שעברה.
דינה: לא, אני מתנדבת לקחת על עצמי יוה"כ.
ברוך: אני מוכן לעשות את הלו"ז של תורנויות רק אם מישהו יעבוד איתי שמוכן לקחת את זה על עצמו החל מהשנה הבאה.
אלישבע: אעבוד עם ברוך. ייתכן שאעשה את זה בשנה הבאה. (לא אגיע פיזית כי אמא שלי תהיה אתי, רחוק בשבילה ללכת, אבל אוכל לסדר לו"ז).
רפאל: מי יכול לעשות שמחת תורה במקום דינה? צריכים שני אנשים.
דינה: אני מוכנה לרכז ימים נוראים בכלל, אנשים שונים יבצעו תפקידים שונים. רוצה לציין שהגבאיות לא היו מעורבות עד עכשיו בהכנות לימים נוראים.
יהודית: אני מבינה ששתי גבאיות פורשות, בעיה שצריכים לטפל בה.
יוני: נראה לי טבעי שהגבאיות תמצאנה לעצמן מחליפות.
יהודית: תפקיד של הוועד המנהל, הן יכולות לעזור.
רפאל: נודיע להן שנודה להן על חיפוש מחליפות.
רפאל: חגים: אני ט' באב. ג'יי ג'יי שלום כיתה א. דינה תרכז ימים נוראים וגם מקומות ישיבה, סליחות רפאל, ראש השנה קובי וברוך, שבת שובה יוני, יום כיפור דינה ורונן, סוכות יפה שירה, הושענה רבה קובי, שמחת תורה דינה וג'יי ג'יי, שבת היכרות טליה, זיכרון לרבין רפאל, שבתון פתוח (רפאל יתאם), חנוכה יוני, ט"ו בשבט יפה שירה, שושן פורים רפאל ומארק, פסח ושבת הגדול ברוך, יום העצמאות ויום השואה רונן, שבועות קובי ואלישבע.
החלטה: אנשים אלה ישובצו לתפקידים אלה.
4. אתר ולוח שנה
דנו בנושא זה כבר בנושא הראשון ששוחחנו עליו עם טליה לעיל.
יפה שירה: ניסיתי למצוא דברים בלוח שנה, דרך לינק מהאתר, לא הצלחתי.
יהודית: יש לינק ללו"ז אירועים ציבוריים של הקהילה, גוגל קאלנדר. יש חלק גם לאירועים פרטיים. צריכים לעדכן.
יפה שירה: זה לא חלק ממה שקים מוריסון אמורה לתכנן?
דינה: לא, האתר והגוגל קלנדר שני דברים שונים.
5. וועדה מיוחדת ad hoc לעניין הסדרת הוועדות
מרק: הוועדות תמיד היו היתד של קהילת ידידיה. אני מעורב בכמה וועדות בהן רמת הפעילות ירדה בשנים האחרונות. אני מציע שנבדוק את כל הוועדות לפי רשימה קיימת, לבדוק אלו וועדות פועלות ואלו לא, לשאול אם צריכים את הוועדות הלא-פעילות, אולי כן אולי לא. צעד הבא: אלו וועדות צריכים לחזק. לחזור לוועד מנהל עם הצעות. צריכים להבין קשר בין וועדות, ועד מנהל וקהילה. אני אשתתף במלאכה.
ברוך: צריכים להביע תודה לוועדות.
דינה: מציעה שבת עיון בו הוועדות יציגו את העבודה שלהם, אנשים יכולים לשמוע, אולי להצטרף.
יוני: אשמח לעזור. הסדרי עבודה זה דבר שמתפתח. מזמן לא דנו ברמת הקהילה בפעילות של הוועדות.
ליסה: יש מקום בטופס חברות לכתוב באלו וועדות רוצים לעבוד. אני מתנדבת לעבוד על וועדת הוועדות. נראה לי שיש כשל בתקשורת בין הוועדות לבין ועד המנהל, ועד מנהל עושה הרבה יותר מידי.
אלישבע: עשינו פורים בלי כל עזרה מועד מנהל.
מרק: צריכים להסדיר את היחסים בין הוועד לוועדות.
דבורה: צריכים להתייחס למבנה של הוועדות. אלו וועדות חייבות להתקיים? אלו וועדות צריכות תקציב? איך מתמנים לוועדות? נושאים רגישים. פעם היה ועד מורחב, וועד מנהל עם ראשי הוועדות, פעם פעמיים בשנה ישיבה משותפת.
שרון: צריכים להסדיר את היחסים בין הוועדה לבין הוועד מבחינת סמכויות. בתקנון הוועדות לא קיימות, רק הוועד, הוועד לא משתחרר מאחריות מסוימת בגלל שוועדה לקחה את זה על עצמה בפועל. כ"כ צריכים לקבוע כיצד מצטרפים חברים לכל וועדה, יחס בין חברי וועדה לראש הוועדה, מי בוחר את מי – ראש הוועדה את החברים, או חברים את ראש הוועדה?
החלטה: תוקם וועדה לבחינת נושא הוועדות, תוך ניסיון לשפר את היחסים בין הוועדות לבין הוועד ולחדש את הפעילות של הוועדות. רפאל ימנה חברים לוועדה זו.
6. שיפוצים כולל דלתות
רפאל: דיווח: דינה, מרים, שושנה, מארק ואיש ביטחון יגבשו עמדה לגבי עניין הדלתות וידאגו לביצוע עד לשבועיים לפני ימים נוראים. הדלתות זה הדבר הדחוף ביותר, בנוסף תהיה צביעה, שיפוצים אחרים. תודה לכל העוסקים במלאכה.
7. מתנדבים לניקיון וסידור השטח
דיון: בעיות כשמרים לא נמצאת.
מרק: צריכים מאגר של אנשים שיודעים כיצד לטפל בזה, כולל מתנדבים ועובדים בשכר. לא צריכים וועדה נוספת, יש וועדת בניין, וועדת שימוש בבניין, צריכים לשבת, להגדיר את הצרכים ולענות עליהם.
יהודית: ניקיון תמיד מבוצע על-ידי עובדים בשכר לא מתנדבים.
דינה: צריכים אדם שיהיה אחראי לנעילת הבניין אחרי שבת עיון.
מרק: צריכים לערב וועדת בניין, שימוש בבניין ומרים.
החלטה: תתקיים ישיבה בהשתתפות נציגים של וועדת הבניין, וועדת השימוש בבניין ומנהלת המשרד להסדיר ענייני ניקיון וסידור השטח.
8. מכתב לעידוד חידוש חברות
רפאל: הכנתי טיוטת מכתב, אשלח להערותיכם בדוא"ל.
דינה: יש בעיה עם מקומות לימים נוראים, אנשים נרשמים לתפילה מסוימת אבל אז הולכים לתפילה אחרת. נא להתייחס לכך במכתב.
יפה שירה: כדאי לציין את זה בידיעות ידידיה.
9. אישור פרוטוקול אסיפה כללית
יהודית: מה עם נושא האסיפה הכללית?
רפאל: נצטרך לעבור על הפרוטוקול כדי לאשר אותו. היו רק כמחצית חברי הוועד, נצטרך לבדוק את הפרוטוקול. הופץ כבר שמות של חברי הוועד שנבחרו בידיעות.
יוני: צריכים לתכנן את האסיפה הבאה כמה חודשים מראש.
דיון: לא היו מספיק חברים באסיפה, חברים שמגיעים בדרך כלל מבוגרים. כיצד ניתן לשנות זאת? המבורגר? בריטני ספירס? דיווחים מהוועדות? אנשים נהנו מהדיווח של טליה רוט.
10. קביעת המועד לישיבה הבאה של הוועד
החלטה: בין 20-24/8, נקבע מועד מדויק בגוגל.
רשמו: יפה שירה ושרון.