קהילת ידידיה
ועד מנהל
פרוטוקול הישיבה מיום י"א אלול תשע"ו, 14.9.16 שעה 20:00
מיקום הישיבה: היכל, בניין קהילת ידידיה.
נוכחים
ועד מנהל: רפאל אמלאן, דינה וינר, דוד גלייכר, יפה שירה גרוסברג, ססקיה סוונסון מוס, ג'יי מרקס, יוני המר קסוי, עדינה גולומבק, רונן בצלאל
ועדת ביקורת: שרון אדרי (מצטרפת בשעה 20:15)
מנהלת משרד: מרים פיין
דיון
1. פרוטוקול הישיבה הרגילה האחרונה
סוכם על תיקון של פרוטוקול הישיבה מיום 11.7.16: בנושא 4, "השכרת הבניין לבית מדרש 'הראל' ", בהחלטה, הוסף קטע: "דוד גלייכר יפנה להראל לגבי השלט כדי להבהיר שהתוכן צריך להיות מקובל עלינו".
החלטה: כפוף לתיקון הנ"ל, הפרוטוקול מאושר פה אחד.
2. אימוץ פרוצדורה לתרגום פרוטוקולים
רפאל: 4-5 פרוטוקולים עוד לא תורגמו.
רונן: שואל לגבי "בית מדרש הראל" האם השם שלהם מופיע בשלט בקהילת ידידיה? בשום פנים ואופן אנחנו והתורם לא מוכנים.
דינה: מישהו מקבוצת משא ומתן צריך ליידע את הראל. דוד צריך להודיע להראל לגבי השלט שאנחנו לא מוכנים שיהיה שלט על הבניין. הצעה: בצד שמאל של הרמפה.
הפרוטוקול לא מופיע באתר הקהילה – רק החלטות מופיעות.
מרים: אם יש תיקון לפרוטוקול הקודם, מישהו צריך לתקן ולשלוח אליי.
דינה: מי שהקליד את הפרוטוקול הוא זה שיתקן וישלח למרים. ואם הוא לא נמצא בפגישה שבה מקבלים את הפרוטוקול – הכותב הנוכחי מתקן יחד אתו ושולח למרים.
[עד כאן רשמה יפה שירה, עכשיו רושמת שרון.]
3. הכנות לחגים
דינה: טבלת רפרנטים (point people) לתפקידים לחגים.
חברים מתנדבים לתפקידים שונים בטבלה.
דינה: נטילת תפקד לא אומרת שאתה אחראי לעשות הכול לבד, רק לדאוג שדברים ייעשו, ואפשר להיעזר בוועד במידת הצורך.
עדינה: כמעט סגור: רשמת שליחי לציבור לתפילות בימים נוראים, גבאיות, שעות תפילה, כד'.
דינה: אני עובדת על מקומות הישיבה. אני צריכה אדם נוסף שיעבוד איתי כי יש רגישויות בעניין. יש קבוצת אנשים שמכל מיני סיבות לא מילאו את הטופס, לא שילמו, אבל אנחנו רוצים שיהיו בקהילה, צריכים לפנות אליהם. גם יש שאלה של מתן מקום ישיבה למי שלא יכול לשלם – זה יותר קל.
רונן: יש אנשים שלא נעים להם לבקש הנחה. צריכים לתת להם לשלם מה שהם יכולים.
דינה: כל מקרה לגופו. יש אנשים בוועדת כספים שהתפקיד שלהם להחליט בעניין הנחות.
יוני: מתנדב לעבוד עם דינה בעניין זה.
דינה: האם אפשר לחשוב על חברות מיוחדת לילדי הקהילה, ילדים בוגרים שחלקם גרים במקום אחר אבל רוצים קשר.
מרים: יש חברות סטודנט ב-200 ש"ח.
דינה: זוג צעיר שגר במקום אחר לא יכול לשלם גם 200 ₪. ייתכן ומדובר בכעשרים משפחות.
דוד: בדקנו את זה לפני מספר שנים, הייתה מעט מאוד היענות.
מרים: רונן, בתור יליד הארץ, לדעתך מה היחס לחברות בבית כנסת? ייתכן ושונה מאשר בחו"ל?
רונן: כאן אין סכנה של התבוללות, כך שיש פחות עניין שבית כנסת מגדיר זהות. חוץ מאשר במקומות מיוחדים כמו ידידיה שבית הכנסת אכן עניין של זהות. // גם אם 20 איש יתרמו 50 ₪ כל אחד, נרוויח 1,000 ₪, האם זה שווה את המאמץ של מרים?
דינה: רוצה את הקשר איתם. אין מספיק צעירים בבית הכנסת.
החלטה: ננסה לגבש מסגרת, לאו דווקא חברות, תרומה מסוימת, לחברים צעירים מרחוק.
4. שיפוץ
שיפוץ: רונן מדווח לגבי התקדמות השיפוץ.
דנים בקשיים הנוצרים מהעבודות לבנייה של גן הילדים ליד. רונן משבח את הקבלן.
דינה: צביעה: ניסיתי לקבל הצעות בקיץ, לא קיבלתי מספיק, צריכים לבצע לפני שהראל נכנסים. קיבלתי הצעה של 8,600 ₪ (הערות חברים: גבוה יותר מהשיפוץ) של צביעה וגבס של נזקי המים. יש מקומות, כמו הרמפה, שאם העבודה לא תהיה מושלמת, לא נשים לב.
רונן: אדבר עם הצבעי בעניין עניינים טכניים, מספר שכבות, כד'. המחיר יקר, אנסה לדבר אתו ולהוריד אותו, אבל הוא טוב, ואף במחיר זה, נגמר הזמן, בוא נגמור עם זה.
דינה: הזמן נגמר. חייבים לסיים לפני ראש השנה, זה צריך להתייבש לפני שהראל נכנסים אחרי סוכות. מבקשת אישור שרונן בן סימון יעשה את העבודה במחיר מרבי של 8,600 ₪ פלוס מע"מ.
דנים במקומות שונים שיש סדקים, צריכים לפחות שיהיו אטומים.
החלטה: פה אחד, מאשרים התקשרות עם יובל במחיר מרבי של 8,600 ₪ פלוס מע"מ.
5. גיבוש נוהל בעניין נקיטת החלטות דחופות (time sensitive decisions)
דינה: לפעמים יש החלטות שחייבים לעשות מיד, כמו: בקשה להשכיר את הבניין לשם אירוע לשבוע הבא. יש וועדה רלבנטית המטפלת בעניינים אלה. עד עכשיו היינו מתייעצים באמצעות דוא"ל, אבל חברי הוועדה לא תמיד עונים בזמן, במיוחד בקיץ. מבקשת הסמכה ליו"ר להחליט לבד, לאחר ניסיון לקבל תגובות מהוועדה הרלבנטית.
מרים: לפני שנים הייתה החלטה להסמיך את הוועדות לתת החלטות בתחומי הסמכות שלהן, הן צריכות לבוא לוועד המנהל רק בעניינים עקרוניים. וועדת הבניין קבעה טבלת מחירים לשימוש בבניין, אבל יש כל מיני מקרים מיוחדים, אני פונה לוועדת הבניין לקבל הנחיות ספציפיות ולא תמיד מקבלת תשובה בזמן. אני לא יכולה לקחת על עצמי לקבוע מחיר ותנאים לשימוש בבניין.
דינה: מבקשת להסמיך אותי ואת רפאל (יושבי הראש) להחליט בעניינים אלה. מרים לא יכולה לעשות כן. יש נוהל עבודה מלפני כשנתיים, המסמיך את יוה"ר לנקוט החלטות במקרים בהם ניסו לקבל תגובות מהוועד המנהל ולא קיבלו; עכשיו צריכים נוהל דומה לגבי וועדות.
ג'יי: מציע לנסח נוהל ולהעביר להערות של הוועד המנהל. אני מתנדב לנסח נוהל. אפשר לקבוע לו"ז, כמו זמן תגובה של יומיים מטעם הוועדה, ולאחר מכן להסמיך את יוה"ר להחליט.
דינה: צריכים רשימה מסודרת של חברי הוועדות. צריכים לאשר לראש הוועדה לקבוע מיהם חברי הוועדה ומה הקריטריונים לחברות בוועדה; יש אנשים שהשמות שלהם הוספו לאתר כחברי וועדה מסוימת, ויו"ר אותה וועדה לא מודע לכך ואולי אפילו לא מכיר אותם. למיטב ידיעתי, וועדת הלכה ומנהג קבעו קריטריונים לחברות בוועדה שלהם, תפקידים, כד', אבל וועדות אחרות לא עשו כן. דוגמא: שושנה באומגרטן יו"ר וועדת עיצוב, היא זאת שהקימה את הוועדה הזו מחדש, אולם אנשים "צירפו" את עצמם לוועדה ללא תיאום עמה, וללא ידע בתחום.
ג'יי: אולי יש התייחסות בתקנון, אבל גם אם לא, הסמכות הסופית היא של וועד המנהל. עצם יצירת וועדה, עצם מינוי יו"ר, בידי וועד המנהל.
דינה, מרים: צריך להיות ככה, לא תמיד פועל ככה. יש אנשים טובים שלוקחים על עצמם תפקיד, למעשה ממנים את עצמם ליו"ר וועדה. צריכים מתנדבים, אי אפשר לפעול בלעדיהם.
דינה: שאלות לא רק של חברות בוועדות, אלא גם מהו המנדט של הוועדה.
מרים: מה קורה כשמישהו מתפטר מראשות וועדה, נוצר חור, מבקשים מחברי הוועדה למנות יו"ר חדש, והם לא עושים כן.
ג'יי: אנסח מסמך עקרונות לגבי מבנה וועדות, מינוי יו"ר וחברים, קביעת מנדט, כד'.
שרון: צריכים להתייחס לעניין ולנסח דברים ברגישות. המתנדבים, גם אלה שחסרים המיומנות הדרושה בתחום, הם סה"כ אנשים טובים שרוצים לתרום. להדגיש את התפקידים החשובים של הוועדות והצורך בשיבוץ אנשים בתפקידים המתאימים להם.
יוני: צריכים נטילת אחריות מטעם הוועדות.
יפה שירה: מאוד מפריע לי הרעיון שנוציא אנשים מוועדות שרוצים להתנדב.
דינה: צריכים לנתב אנשים למקום הנכון.
שרון: נראה לי שיו"ר וועדה צריך מיומנות, מה מפריע אם אנשים לא מיומנים יתנדבו ויהיו חברים, אבל יו"ר הוועדה הוא שיחליט?
ג'יי: בד"כ חברי הוועדות בוחרים את היו"ר שלהם ולא ההיפך.
שרון: האם יש מסמך המסדיר את היחסים וחלוקת הסמכויות בין הוועד המנהל לבין הוועדות?
דינה: לא.
שרון: צריכים מסמך כזה. דבי העלתה את הנושא פעמים רבות.
מרים: מדובר באנשים טובים שעושים עבודה מצוינת. אבל, צריכים יותר תיעוד. צריכים לדעת מה הוועדה עושה במהלך השנה. צריכים לבקש דיווח שנתי, לפני האסיפה הכללית.
יוני: אם וועדה לא מבצעת את התפקיד שלה, האחריות תמיד נשארת מוטלת על הוועד המנהל, החייב להתערב.
דינה: יש וועדות מעטות שלא מתפקדות. יש אלו שמתפקדות מצוין בד"כ, אבל במקרים מיוחדים אין להם מספיק כ"א, דוגמא: וועדת שבעה פועלת מצוין בד"כ, אבל כשהיו שלוש שבעות בשבוע אחד, הם היו זקוקים לעזרה של מתנדבים נוספים.
עדינה: יקשה על חלק מהוועדות לעשות דיווח שנתי.
שרון: למה שלא יהיה רפרנט מהוועד לכל וועדה?
דינה: יש לחלקן.
החלטה: ג'יי ינסח מסמך המבהיר את סמכות של הוועד המנהל למינוי חברים ויו"ר בוועדות, והגדרת המנדט שלהן.
6. מעמד ההיכל
דינה: עולות שאלות של קדושת ההיכל, והחלקים השונים של הבניין, והשימוש שניתן לעשות בהם. למשל: קונצרט, אלה שירים ניתן שיר, אלה טקסטים. וועדה ההלכה דנה בעניין לעומק, קיימה מספר ישיבות, בדקה שו"תים, התייעצה עם רב שפרבר. גם התייעצו עם ותיקים כמו חיים וצמן לגבי מה הייתה הכוונה המקורית בבניית ההיכל (אז לא היה מרכז דוב), הם השיבו שהכוונה הייתה שהאולם יהיה רב תכליתי, אם כי יש ארון קודש קבוע. רב שפרבר אמר שזה לא יכול להיות רב-תכליתי עד הסוף. היום, בפועל, ההיכל משמש כמעט אך ורק לתפילה, אם כי לעיתים היו גם אירועים שונים בהיכל. רב שפרבר: צריכים להתייחס להיכל כבית כנסת על תנאי.
הקונצרט של הרשי, הממומן על-ידי הקהילה, שהכנסותיו הולכות לקופת צדקה, מכיל בין היתר שירים חילוניים לחלוטין (לא שירי ארץ ישראל, אלא שירים המתאימים למועדון), וועדת הלכה הרגישה שלא מתאים לקיים בהיכל. הרשי לא היה מוכן לקיים אותו בקומת כניסה, לא מספיק גדולה. הוחלט שהקונצרט יתקיים ב-"מבקשי דרך". לאחר שכבר הוחלט, גילינו כי האולם שלהם הוא גם ההיכל שלהם, אבל הוא אולם באמת רב-תכליתי, הוא גם מושכר לישיבות עסקים.
יוני: מזכיר שהבניין הזה זכה בפרס בשל היותו רב תכליתי.
דינה: ההחלטה של וועדת הלכה מאוד מפריעה לקובי שמרגיש שההיכל הוא רב תכליתי. יוזכר, כי רוב חברי הוועדה אנשים צעירים ומחוברים.
רונן: עם כל הכבוד לקובי, יש כאן ארון קודש קבוע, מקום דתי. ואי אפשר להתערב בהחלטה של וועדת ההלכה, ובכך לערער את הסמכות שלהם, חציים יתפטרו.
דינה: החלטנו כי וועדת הלכה ומנהג, שהיא באמת קריטית, מוסמכת להחליט בעניינים שהם באמת הלכתיים.
דנים בהצעות לישיבה משותפת עם וועדת ההלכה לדון בנושא.
ג'יי: בכל מקרה, הסמכות היא של הוועד. אם העניין היה בנפשנו, היינו מבקשים לשבת עם וועדת ההלכה ולהגיע להסכמות. אבל כאן ברור שהם עשו הליך מאד רציני והם אנשים רציניים. אני לא מרגיש שהוועד המנהל צריך להיות מעורב.
רונן: חבל להיכנס לעימות עם הוועדה, שעושה את העבודה שלה.
יוני: הוועדה החליטה החלטה סבירה ונכונה. מארגני הקונצרט לא היו גמישים.
יפה שירה: הנושא של הקונצרט של הרשי כבר הוכרע. ההחלטה ידועה. בוא נניח את הנושא בצד פרק זמן מסוים. לאחר מכן אפשר לבקש מהוועדה כללים לשימוש בהיכל שימנעו מצבים דומים בעתיד.
7. קביעת המועד של הישיבה הבאה של הוועד
החלטה: יום שני 31.10.16.
8. שונות
רפאל: יש בעיה בקידושים, אנשים מבוגרים לעיתים מתבקשים להביא דברים כבדים
דינה: יש מדיניות, צריכים לבקש מאנשים מבוגרים להביא דברים קלים.