ENGLISH VERSION BELOW
סיכום ישיבת הוועד המנהל של קהילת ידידיה שהתקיימה ב-10 בנובמבר 2014
משתתפים :
· יצחק אביגד, אביטל אורדן, קובי איבלמן, עדינה גולומבק, דוד גלייכר, חנה לוין, ג'וש מרגו, מרק נולמן, ורד נוריאל-פורת, סימון קפלן, ברוך רוזן (יו"ר)
· חבר ועדת הביקורת: יהושע שופמן
· מנהלת המשרד: מרים פיין
חגי תשרי – דיון והפקת לקחים
א. כללי
a. יש צורך בתיאום הדוק יותר בין הגבאים והגבאיות באופן כללי ובעיקר סביב חגי תשרי. צריכה להיות לפחות פגישה אחת לפני ראש השנה (אולי כבר ביוני, לפני היציאה לחופשות הקיץ) ואחת לפני סוכות.
b. יש לבקש סיוע מהמשרד מוקדם ככל האפשר כדי לאפשר תכנון של העבודה בתקופה שיש בה חופשים רבים (כולל חול המועד) ובעיצומו של מבצע חידוש החברות.
ב. שמחת תורה
a. על התפילה במניין הרגיל להתחיל ב-8:15 בבוקר. יש להקדים את תחילת המניין המוקדם בהתאמה.
b. הפעילות בשמחת תורה אינטנסיבית מאוד. יתכן שכדאי למנות יותר ממתאם אחד כולל אחד הגבאים או אחת הגבאיות.
ג. הושענא רבה
a. הקהילה צריכה להיות שותפה מלאה עם ישיבת מעלה גלבוע בתכנון הערב מהשלבים המוקדמים ביותר, כולל בחירת המרצים.
b. יש למצוא דרך לוודא שיהיו מספיק ערבות למתפללי המניין הרגיל.
ד. סוכות
a. יש לגייס מתנדבים נוספים להקמת הסוכה וצריך להתחיל בגיוס עוד לפני ראש השנה.
b. יש להקים את הסוכה באור יום.
c. יש להוסיף את ההנחיות שחיברה יודיס לגבי הקמת הסוכה למדריך הקהילתי ולהקפיד לפעול לפיהן.
d. יש לנקוט צעדים להנגשת הסוכה.
e. יש לקרוא את מגילת קהלת מהר יותר בעתיד. כלומר, לבחור קוראים מתאימים ולהנחות אותם בהתאם.
תפקיד המתאם מטעם הוועד המנהל (point person) לחג או אירועים אחרים החוזרים מידי שנה
יש הסכמה כללית שעל המתאם:
א. לקרוא את החלק הרלוונטי של מדריך הקהילה
ב. לזהות את המשימות לביצוע
ג. לבדוק אם החברים שביצעו את המשימות בשנה שעברה יכולים ומעונינים לבצע אותן שוב
ד. לגייס חברים לביצוע משימות לפי הצורך
ה. להוות כתובת לשאלות מעבר למשימות הספציפיות
ו. להביא נושאי מדיניות מרכזיים לידיעת יושב הראש והוועד המנהל מוקדם ככל האפשר
צויין שהמתאם לא צריך לבצע את כל המשימות או אפילו משימה כלשהי בעצמו ושהוא אינו אמור להוות חוליית קשר בין המשרד לאחראים למשימות ספציפיות.
חברות בוועדות העוסקות בניהול משאבים או בפיתוח מדיניות - קביעת תקופות כהונה והגבלתן
א. בדיון שקיימה ועדת הוועדות כהכנה לישיבה זו, התגבש קונצנזוס לגבי:
a. חשיבות קביעת תקופות כהונה לחברות בוועדות העוסקות בניהול משאבים או בפיתוח מדיניות.
b. כדאי להגביל את מספר תקופות הכהונה של יושבי ראש הוועדות הללו, אך לא של חבריהן.
c. הצורך במעורבות הוועד המנהל, באופן זה או אחר, בעיצוב הרכבן של הוועדות הללו. האפשרויות הן שהוועד ימנה את יושבי ראש הוועדות או את חבריהן או את יושב הראש ואת החברים.
d. אם נחליט שהוועד המנהל ימנה את החברים, יש לאפשר לכל חברי הוועדות בהווה להתמנות לתקופת כהונה מלאה.
ב. חברי ועדת הוועדות חלוקים בשאלה האם יש להגביל את מעורבות הוועד המנהל לבחירת יושבי הראש או לבחירת חברי הוועדה (שיבחרו את יושב הראש בעצמם).
ג. נקודות עיקריות שעלו בדיון הן הצורך:
a. בהחלפת חלק מחברי הוועדה בסוף כל תקופת כהונה
b. בפרסום פרוטוקולים של ישיבות הוועדות השונות
c. בהגברת מודעות חברי הקהילה לוועדות ולפעילותן
d. בשיפור התקשורת בין הוועדות לוועד המנהל
ד. ברוך ייפגש עם יושבי הראש של הוועדות הרלוונטיות כדי לשמוע מה הם חושבים על תהליכי המינוי ותקופות כהונה ומגבלות עליהן ויגבש הצעה לוועד המנהל.
שינוי במנהיגות בוועדת המנהג וההלכה
דבי וייסמן תסיים את תפקידה כיושבת ראש ועדת המנהג וההלכה בחנוכה. הוועדה בחרה במינדי שימעל ליושבת ראש והוועד המנהל אישר את הבחירה.
הוועד המנהל הביע את הערכתו לפועלה החשוב של דבי במהלך השנים שבהן נשאה בתפקיד ואיחל למינדי הצלחה בתפקידה החדש.
ועדת התכניות
ברוס חילק מסמך שכותרתו Roles of the Yedidya programming hub, שכלל הן סקירה כללית והן פירוט.
בסקירה הכללית נכללו הנקודות הבאות:
א. הובלת פיתוח מדיניות אירועים כוללת ופיתוח תקציב האירועים
ב. יישום המדיניות הכללית באירועים ספציפיים
ג. עידוד פיתוח מערכות תמיכה באירועים וניצול סינרגיות פוטנציאליות
ד. תמיכה בפיתוח תכניות שמתאימות לעקרונות ולסדרי העדיפויות של הקהילה.
נקודות מרכזיות שעלו בדיון הן:
א. יש להבהיר שכל אירוע ביוזמת ועדה (לדוגמה, ועדת החברה או ועדת הנוער) ייחשב לאירוע קהילתי. דיון בנושא יתקיים רק לגבי אירועים שיוזמים חברים
ב. תקציב: חשוב להבהיר האם תקציב ועדת התכניות הוא בנוסף לתקצוב הקיים לפעילות של הוועדות השונות או במקומו
ג. במידת האפשר, על ועדת התכניות לפתח תכנון לטווח ארוך, אולי אף תכנון שנתי. ברור שתכנון כזה הוא טנטטיבי, לא מלא ונתון לשינויים
ד. אולי כדאי להקים צוות משימה לכהונה מוגבלת במקום ועדה קבועה.
ה. יש להבהיר עד כמה ועדת התכניות תהיה אחראית לתמיכה ארגונית ביישום של אירועים ספציפיים
ו. בדיון בתפקיד הוועדה יש לקחת בחשבון תפקידים ותחומי אחריות קיימים של מרים במשרד ושל יודיס כמתאמת הלוגיסטיקה. יש להימנע מחפיפה מיותרת.
ברוך יכין טיוטה נוספת ויפיץ אותה בקרב חברי הוועד לדיון, תיקון והצבעה. לאחר שיוסכם על קונצפט ברוך יביא לוועד המנהל הצעה לאיוש הוועדה.
נושאים לדיון בישיבות הוועד המנהל עד יוני 2015 (כולל)
א. ברוס הציע טיוטת סדרי יום לישיבות הוועד הקרובות. הוא ציין שתוכנית חצי שנתית כזו יכולה להבטיח שנטפל בנושאים חשובים ולסייע בעבודת ההכנה. כמובן שהתוכנית נתונה לשינויים לפי צרכי הקהילה המתהווים.
ב. חברי הוועד המנהל העלו הצעות שונות:
a. עדכונים תקציבים רבעוניים
b. להזמין חברי ועדות חשובות שעוסקות בנושאים שאינם שנויים במחלוקת או שפעילותן אינה מוכרת להציג את הפעילות בפני הוועד המנהל (לדוגמה: הוועדה שעוסקת בצרכי השבעה)
ברוך יעדכן את התוכנית ויפיץ אותה בקרב החברים למשוב.
Draft summary of the November 10, 2014 executive committee meeting
Present: Kobi Abelman, Yitzhak Avigad, Simon Caplan, David Gleicher, Adina Golumbek, Hana Levine, Joshua Margo, Mark Nulman, Vered Nuriel-Porat, Avital Ordan, Bruce Rosen (chair), Joshua Schoffman (audit committee), Miriam Fine (office manager).
1. Review of recent holidays and take away lessons
A. General
a. There is a need for better coordination between the gaba'im and gabaiyot in general, and particularly before and during the Tishrei holidays. There should be at least one meeting before Rosh Hashana (perhaps already in June before people start travelling abroad for vacations) and another one before Sukkot.
b. Requests to the office for assistance should be made as early as possible, so that the work can be scheduled effectively to minimize conflicts with holidays (including chol hamoed) or crunch times (such as the main membership drive)
B. Simchat torah
a. The regular minyan should begin services in the morning at 8:15; the timing of the services of the early minyan should be adapted accordingly.
b. This is a very intensive holiday, and it might be best to have more than one point person, including one of the gabaim or gabaiyot
C. Hoshana raba
a. Kehilat Yedidya needs to be a full partner with Maale Gilboa in planning the programming from the early stages, including in the choice of speakers
b. Consideration should be given to how to ensure that there will be enough aravot for the regular morning minyan
D. Sukkot
a. More volunteers need to be recruited for putting up the sukkah, and they should be recruited even before Rosh Hashana
b. The sukkah should be put up in the daytime
c. The instructions prepared by Eudice about how to assemble the sukkah should be added to manual, and adhered to by those assembling the sukkah
d. Steps should be taken to make the sukkah more handicapped-accessible
e. The reading of Kohelet should be quicker in future years; this has implications for the choice of readers and the guidelines given to them.
2.
Role of VM point
person for a holiday (or other recurring calendar-related event)
There was general agreement that the responsibilities of a point person are to:
a. Read the relevant section of the manual;
b. Identify the set of tasks to be done;
c. Check whether the people who handled those tasks the previous year are prepared/able to handle them again;
d. Recruit members for any uncovered tasks;
e. Serve as an address for questions that go beyond the particular tasks assigned;
f. Bring any major policy issues to the chair and the VM on a timely basis.
It
was noted that the point person does not have to do all (or even any) of the
particular tasks him/herself, nor does he/she have to intercede between the
office and the persons responsible for the specific tasks.
3. Terms and term-limits for committees involved in resource management and/or policy development
a. In discussions held in preparation for the VM meeting, there was a consensus within the "committees committee" (CC) about:
i. The value of term appointments (rather than lifetime or open-ended appointments) for those committees involved in resource management and/or policy development
ii. The desirability of limiting the number of terms for the committee chairs, but not for other committee members.
iii. Having the VM involved, in some way, in shaping the composition of these special committees -- either through appointing the chair, or the members, or both
iv. If we do move to a system of appointments by the VM, all existing committee members would be offered the opportunity of being appointed for a term
b. CC members differed on whether VM involvement in appointments should be limited to the choice of the chair and/or to the choice of the members (who would then pick their chair)
c. Key points made in the discussion included the need to:
i. Stagger terms
ii. Make committee protocols publicly-available
iii. Increase membership awareness of the committees and their work
iv. Improved committee-VM communication
d.
Bruce will confer
with the chairs of the relevant committees regarding their perspectives on
appointment processes, terms, and term limits and will then develop a proposal
for the VM's consideration
4. Leadership transition at the halacha/minhag committee
Debbie
Weissman will be stepping down as chair of the halacha/minhag committee as of
Channukah. The committee has selected Mindy Schimmel as its next chair and the
VM endorsed this selection. The VM also expressed its appreciation of Debbie's
important contributions over years as chair of the committee, and extended its
congratulations and best wishes to Mindy in her new role.
5. Programming hub
Bruce distributed a document entitled "Roles of the Yedidya programming hub", which included both an overview section and further details. The overview consisted of the following:
i. Playing a lead role in the development of overall programming policies and budget
ii. Deciding how the general programming policies/budget should be applied to specific events
iii. Catalyzing the development of various programming support systems; taking advantage of potential programming synergies
iv. Facilitating programming innovation, in concert with Yedidya principles and priorities
b. Key suggestions and points made in the discussion that followed included:
i. It should be made clearer that programs being organized by existing committees (e.g. the social programming committee or the youth committee) would automatically be considered Yedidya events; the endorsement of the programming hub as a Yedidya event would be needed only for individual member initiatives
ii. It would be important to clarify whether the proposed programing budget would encompass programs organized by existing committees, or whether they would continue to receive distinct budgets
iii. To the extent possible, it would be good to have the hub develop a multi-month, and perhaps even an annual, programming plan, while understanding that any such plan would be tentative, incomplete, and subject to change
iv. Perhaps the programming hub should be adopted on an experimental, rather than a permanent, basis
v. Further clarity is needed regarding the extent to which the hub would be expected to provide operational support in the implementation of specific programs
vi. In defining the role of the hub, we should be mindful of the existing roles of Miriam as our office manager and of Eudice as our unofficial logistics coordinator, and avoid unnecessary overlaps.
c. Bruce will prepare another draft and distribute it to VM members for consideration, amendment, and voting. Once a concept paper is adopted, Bruce will bring to the VM a proposal regarding the hub's composition.
6. Topics to be covered in VM meetings through June 2015
a. Bruce distributed a draft plan of the agenda for upcoming VM meetings. He noted that having a multi-month plan can be helpful in a) ensuring that we cover high-priority topics, and b) arranging for preparatory work ahead of VM meetings. At the same time, of course, the multi-month plan would be subject to changes, as the community's needs evolve.
b. Suggestions from VM members included:
i. Planning for quarterly financial updates
ii. Arranging for brief presentations by committees involved in important activities that are neither controversial nor well-publicized (e.g. the committee dealing with shiva and related matters)
c. Bruce will update the plan and send it to the VM for further input
7. Miscellaneous
· The VM approved Miriam Fine's appointment as a party authorized to receive information regarding Yedidya's bank accounts (but not authorized to sign checks)
· The VM approved Eudice Winer's proposal to hire Eliav Abelman as a cleaner (with Kobi Abelman absenting himself during the vote)
· The VM approved the establishment of a publicly-accessible Yedidya Events facebook page
· The December meeting will begin at 8 PM. Bruce will explore with the VM the possibility of 8 PM as our default start time for all future meetings.
· With input from Bruce, Miriam has begun to put recurring events (e.g. holidays) into the Yedidya calendar. They will circulate the list and ask VM members if they have anything to add to it.
· Miriam reported that in the coming weeks she is bringing in two carpenters to provide price estimates for securing the ground floor aron kodes and the bookcases in Merkaz Dov. An update will be sent to the VM once the price estimates have arrived.