סיכום ישיבת הוועד המנהל של קהילת ידידיה שהתקיימה ב-1 באוקטובר 2013

 

משתתפים :

·         חברי הוועד המנהל: אביטל אורדן, קובי איבלמן, דנה גודלברג, עדינה גולומבק, גארי גינסברג, דוד גלייכר, ג'וש מרגו, ברוך רוזן, דניאל רורליך.

·         חבר ועדת הביקורת: אליעזר פיינר.

·         חברי ועדות: מרק רנדר, יהודית ויינר, דב קופר

 

תהליכים לדיון יעיל בנושאים אסטרטגיים

רקע: הוועד המנהל זיהה נושאים אסטרטגיים שיש לעסוק בהם בשנה הקרובה וקבע סדר עדיפויות לדיון. נקבע גם לוח זמנים טנטטיבי לדיון בנושא אסטרטגי אחד בכל אחת מישיבות הוועד.

 

עלו כמה הצעות לדיון יעיל בנושאים הללו ובהם:

·         שימוש בקבוצת הדיון ב-Google groups כדי לחלוק רעיונות לפני או אחרי הדיון בוועד המנהל בנושא מסוים.

·         איתור אדם אחד או יותר מקרב חברי הוועד שיכין חומר רקע ויציג רעיונות בישיבה שתעסוק בנושא מסוים.

·         יש נושאים שעבורם יש לתכנן שתי ישיבות, הראשונה לסיעור מוחות ולזיהוי צורך במידע נוסף והשנייה לקבלת החלטות על בסיס המידע שיצטבר.

·         שיתוף חברי קהילה שאינם חברי ועד בפיתוח רעיונות והצעות בנושאים שונים.

 

הכוונה היא לנסות את האסטרטגיות הללו ואסטרטגיות נוספות לניצול מיטבי של הזמן המוגבל שעומד לרשותנו בכל ישיבה, זמן שנועד לדיון הן בנושאים שוטפים והן בשאלות אסטרטגיות.

 

האירוע המתוכנן ליום הזיכרון ליצחק רבין

רקע: דניאל רורליך מארגן את האירוע וגו'ש מרגו מסייע בפרסומו. המרצה השנה הוא אפרים הלוי.

בין מטרות האירוע:

1. ציון יום הזיכרון ליצחק רבין ז"ל

2. יצירת הזדמנות עבור חברי הקהילה והציבור הרחב ללמוד על חייו של רבין, לחשוב על חייו ומותו ולשקול את האחריות שמטילה עלינו מורשתו.

 

המרצה בחר שלא לקבל תשלום, אך הקהילה תכסה את הוצאות הנסיעה שלו. יש תרומה ייעודית לכיסוי הוצאות למספר אירועי תרבות.

 

דניאל העלה שני נושאים לדיון בישיבת הוועד המנהל: תשלום עבור השתתפות באירוע ושפת ההרצאה.

 

הקונצנזוס בקרב חברי הוועד המנהל היה שבאירוע זיכרון מסוג זה אין לדרוש תשלום עבור ההשתתפות, ושבאירוע כזה אין לבקש תרומה עבור כיסוי ההוצאות. לא התקבלה החלטה לגבי דמי כניסה או תרומה לכיסוי הוצאות בסוגי אירועים אחרים בעתיד.

 

חברי הוועד הסכימו שההרצאה תהיה בעברית, אך יתאפשר לשאול שאלות בעברית או באנגלית.

כמו כן, הוחלט שיש להציב אדם בכניסה שיאסוף שמות וכתובות מייל של הבאים.

ג'וש הציג בקצרה את התוכניות לפרסום האירוע כולל יצירת אירוע ב-facebook, הודעה בידיעות, שימוש בדף ה-facebook של הקהילה, פרסום על לוחות המודעות השכונתיים, פרסום בחינם בעיתונות המקומית, פנייה במייל לחברי בתי כנסת נוספים וארגונים אחרים, ופרסום מ'פה לאוזן' בעזרת חברי הוועד המנהל וחברי הקהילה.

 

ועדת השימוש בבניין

דב קופר סקר את ההיסטוריה, התפקיד והעקרונות המנחים של ועדת השימוש בבניין. הוא ציין שהוועדה הוקמה עם המעבר לבניין החדש. היא מתמקדת בשימוש בבניין מעבר לשבתות ולחגים. השימוש בבניין מיועד, בראש ובראשונה, לחברי הקהילה. הציבור הרחב יכול להשתמש בבניין שימוש הולם, שייצור הכנסה לקהילה בלי לגרום בלאי לא סביר. דב הדגיש שהקהילה אינה מפעילה אולם שמחות ושאירועים טיפוסיים הם בריתות, חוגים וכדומה.

 

דב ציין שהוועדה אינה עוסקת בתכנון ואינה יוזמת אירועים. היא (א) שוקלת מהם תנאי השכרת המבנה לחברים ולציבור הרחב ו(ב) מבטיחה שכל האירועים יתקיימו ללא נזק לבניין (ראו נספח להגדרות וכללים נוספים).

 

קריטריונים לקביעת עלות השימוש: סוג השוכר (חבר, שאינו חבר, עמותה, גורם מסחרי); סוג הפעילות (ישיבה, ברית/שמחה, אזכרה, קונצרט, מסיבה); גודל הקבוצה, החלל והציוד הנדרשים; שעת האירוע; האם זה אירוע חד פעמי או קבוע; האם יהיה כיבוד ובאיזה היקף. לעתים אושרה השכרת המבנה בתעריפים מוזלים לצרכים קהילתיים מיוחדים (מקרי סעד).

 

בכל המקרים, על המחיר לכסות את ההוצאות ובדרך כלל יש גם רווח. ההכנסה ב-2013 עד כה המן למעלה מ-82,000 ₪. לאחרונה הוחלט להעלות את מחיר השכירות בשל עליית הוצאות תחזוקת הבניין.

 

הקריטריונים להשכרה מתמשכת וקבועה כמו לחוגים הם, בין השאר, הבלאי על הבניין, הצורך בשטחי אחסון וחללים נוספים, ועמידה בתשלום לפי לוח זמנים מוסכם. כל בקשה נשקלת לגופה.

 

לפי בקשת הוועד המנהל דנה ועדת השימוש בבניין בקיום מסיבות של חברים בשעות הערב. הוועדה המליצה בפני הוועד המנהל ש:

"מסיבות בלילה (אלה שמסיימות אחרי השעה 20:30) יתקיימו במרכז דוב כדי להכיל את הרעש בתוך הבניין, והמוזיקה חייבת להיפסק בשעה 22:00. בנוסף, אורחים מתבקשים לא להתקהל מחוץ לבניין. חברי הקהילה שמארגנים אירועים בבניין יתבקשו לתאם את האירוע עם המשרד ולקבל הנחיות מתאימות.

אם תתקבל עוד תלונה אחת על רעש מהבניין מאחד השכנים, ההסדר הנ"ל ייפסק מיד ולא ניתן יהיה לקיים מסיבות בלילה."

במהלך הדיון הוחלט להוסיף את המילה 'מוצדקת' לאחר המילה 'תלונה'. הוועד המנהל קיבל את ההמלצה. חבר אחד נמנע ואיש לא התנגד.

הוועד המנהל ביקש לקבל מהוועדה לוח דמי שכירויות מעודכן.

 

תמיכה מינהלית לקהילה

מרק רנדר דיווח בשם ועדת כוח האדם על כיווני החשיבה שלה על מערכת היחסים בין הקהילה לעובדי המשרד בעבר, בהווה ובעתיד. הוא ביקש לשמוע מחברי הוועד על הנושא.

מרק ציין שבעבר תפקידו של העובד המינהלי הוגדר באופנים שונים ובהם מנהלן, מפתח תוכניות ואיש משרדי. הוועדה חושבת שכרגע הצורך העיקרי הוא באדם מתאים לעבודה משרדית, והתפקיד יוכל להתרחב גם לתמיכה ארגונית בוועדות ובפעילות.

 

בעבר ניסינו דגמים שונים של פיקוח על עבודת המשרד. הנושא היה באחריות יושבי הראש, באחריותה של יהודית ויינר ובצירופים שונים של שני הגורמים הללו. הוועדה המליצה למנות מנהל/איש קשר מתאים אחד לפיקוח על עבודת העובד המינהלי של הקהילה ולתיאום בינו לבין גורמים שונים בקהילה.

הוועדה אוספת מידע מראשי ועדות נבחרים כדי לבחון את סוג והיקף התמיכה המשרדית שנדרש לכל ועדה. כרגע נראה שחצי משרה תספיק, אך אפשר לשקול הגדלה של אחוזי המשרה בעתיד.

חברי הועד המנהל ביקשו מוועדת כח האדם לשקול גם את הנושאים הבאים:

·         האם יש להעסיק אב בית

·         האם הגבלת אחוזי המשרה תגביל גם את מאגר המועמדים

·         האם כדאי כלכלית לתגבר את צוות המשרד בתקופות 'בוערות'

·         האם מנהלת החשבונות תסייע בהכשרת העובד החדש, וכיצד

·         חשיבות חיפוש מועמד בעל ניסיון במעקב ובדיווח תקציבי

מרק הודה לוועד המנהל על העלאת הנושאים והוועדה תתחשב בנקודות הללו בדיוניה.

 

השלבים הבאים:

1.      ישיבת הוועדה לליטוש תיאור התפקיד

2.      אישור הוועד המנהל לתיאור התפקיד במייל

3.      תחילתו של חיפוש מועמד מתאים לאיוש המשרה

הוועד אישר פה אחד את המלצת הוועדה להמשיך את ההסדר הזמני הקיים במשרד עד סוף פברואר.

 

שונות

·         הישיבה הבאה תתקיים ביום רביעי, 23 באוקטובר. על סדר היום: דיון בתהליך קבלת ההחלטות בנושא 'נשים מובילות את קבלת שבת', הצגת מצבה הכלכלי של הקהילה ותהליך גיבוש התקציב והפקת לקחים מהחגים.

·         הוועד המנהל הצביע בעד המשך מעורבות הקהילה בפעילות 'עונג של שבת'.

הוסכם שיש למצוא בהקדם דרך לאפשר למניין בימי החול גישה נוחה ומהירה לספר תורה. הנושא יידון בישיבה הבאה, אם עד אז לא יימצא פתרון.

 


 

 

נספח

דב הציג גם כמה הגדרות וכללים שמנחים את עבודת הוועדה.

1.      הגדרת אירוע של חבר קהילה
אירוע של חבר קהילה הוא אירוע אישי שבו חבר הקהילה או קרוב משפחתו מדרגה ראשונה הם המארחים. לדוגמה: ברית, שבע ברכות, ארוחת שבת/חג או אזכרה.

אירוע שבו החבר הוא סוכן של אדם או ישות חיצונית לא ייחשב אירוע של חבר קהילה ויחויב לפי התעריף הכללי.

2.      אזכרות
חברי קהילה יכולים להשתמש בבניין לאזכרה משפחתית ללא עלות. אם מוגש כיבוד, ייגבה תשלום עבור הניקיון.
אזכרות של אנשי חוץ תהינה כרוכות בתשלום עבור האולם ובעבור הניקיון אם יוגש כיבוד.

3.      תכניות מתמשכות או חוגים
השכרה לפעילות שחוזרת לאורך זמן מתבססת על יחסי אמון. כל בקשה – חדשה או לחידוש – תישקל מידי שנה כדי לוודא שהפעילות משרתת את צרכי שני הצדדים ושהגורם השוכר ממלא את כל התנאים המוסכמים ובהם:

·         תשלום בזמן לפי לוח זמנים מוסכם

·         מינוי איש קשר שיבטיח שהשימוש בבניין יהיה מכובד ושהחלל יושאר כפי שהוסכם.

4.      ארוחות שבת
רק חברים רשאים לשכור את הבניין לארוחות שבת, וזאת בתנאי שכל הפעילות תתואם עם הוועדה (ונציגתה יהודית ויינר) כדי להבטיח שתנאי השימוש בבניין הובנו ויקוימו.

5.      מסיבות בשעות הערב
רק חברי קהילה רשאים לשכור את הבניין למסיבות בערב.
ראו דיון בפרוטוקול ישיבת הוועד המנהל.