פרוטוקול ישיבת הוועד המנהל של קהילת ידידיה שהתקיימה ב-9 ביולי 2013

משתתפים:

חברי הוועד המנהל: אביטל אורדן, קובי איבלמן, דנה גודלברג, עדינה גולומבק, גארי גינצבורג, דוד גלייכר, לינדה גראדשטין (יו"ר), ג'וש מרגו, ברוך רוזן, דניאל רורליך.

חבר ועדת הביקורת: יהושע שופמן.

אורחים: פנינה ארביט ומרק רנדר.

היכרות

כל אחד מהמשתתפים הציג את עצמו בקצרה ודיבר על חברותו בקהילה ובוועד ועל מוקד פעילותו בקהילה בעבר ובעתיד.

פרוטוקולים של ישיבות הוועד המנהל

הוועד החליט להפיץ את הפרוטוקולים של הישיבות בקרב חברי הוועד בשבוע שלאחר הישיבה. חברי הוועד יוכלו להגיב ולהציע תיקונים עד שבוע לאחר הפצת הפרוטוקול. הפרוטוקול המתוקן יועלה לאתר הקהילה בעברית ובאנגלית בשבוע השלישי שלאחר הישיבה, והודעה על העלאת הפרוטוקול תופץ ב'ידיעות ידידיה' עם קישור מתאים. הפרוטוקול הרשמי יהיה הפרוטוקול העברי.

ברוך יכתוב את הפרוטוקולים של 3–4 הישיבות הקרובות. הטיוטה הראשונית תהיה באנגלית ואביטל תתרגם את הגרסה המתוקנת לעברית.

הפרוטוקולים יכללו את החלטות הוועד שהתקבלו בטלפון או במייל מאז הישיבה האחרונה.

אושר פרוטוקול הישיבה שהתקיימה ב-12 ליוני 2013.

מדריך קהילת ידידיה

פנינה ארביט הציגה את 'מדריך הקהילה'. במדריך יש הנחיות ומידע מפורט על ארגון פעילות הקהילה בחגים ובאירועים שנתיים אחרים. המדריך יתרום רבות לניהול שוטף ויעיל של אירועים עתידיים. הוועד מודה לפנינה ולמי שסייע לה על המאמץ העצום שהושקע בהכנת המדריך בשנתיים האחרונות.

המדריך הופץ במייל לכל חברי הוועד. עותק מודפס יהיה במשרד ומשרד הקהילה יהיה אחראי על עדכון המדריך המודפס והאלקטרוני. בקרוב, יתורגם המדריך לעברית. הוועד יקבע תהליך לעדכון המסמך והנושא יידון באחת מהישיבות בסתיו.

הבניין

א. אבני החיפוי

נציג ועדת התחזוקה, מרק רנדר, עדכן את הוועד בנושאי תחזוקה שונים. הוועדה נמצאת בקשר עם קונסורציום של האדריכל, הקבלן והמפקח שאחראים לתכנון הלקוי של אבני החיפוי, לביצוע הלקוי של הדבקתן ולפיקוח הלקוי על העבודה. הדיונים מתמקדים בדרך לתיקון הבעיה ולאופן התשלום עבור העבודה.

ועדת התחזוקה הציעה שלכל אבן, בפנים ובחוץ, יוחדר פין ממתכת. הקונסורציום הציע תוכנית זולה יותר שלפיה כל ארבע אבנים חיצוניות תחוזקנה בפין בפינה המשותפת והרווחים בין האבנים יטויחו. לוועדה יש ספקות האם התוכנית המוצעת תעמוד בסטנדרטים בטיחותיים ואסתטיים. ההצעה תיבדק בשבועות הקרובים בעזרת המהנדס המומחה שאת שירותיו שכרה הקהילה. (בכל מקרה, ימרח  סיליקון על אבני החיפוי החיצוניות כדי לטפל בבעיות הרטיבות).

הצדדים חלוקים גם על חלוקת העלות בין הקונסורציום לקהילה. נושא זה יעמוד במרכז משא ומתן אינטנסיבי, אם וכאשר תהיה הסכמה על אופן קיבוע האבנים. אם לא נוכל להגיע להסכמה בשני הנושאים בחודשים הקרובים, הקהילה תקבֵע את האבנים ותתבע את עלות התיקון ואת הוצאות המשפט מהקונסורציום.

ועדת התחזוקה תעדכן את הוועד המנהל ברגע שהתמונה תתבהר ותמליץ על הצעדים הבאים.

ב. ביטוח רעידת אדמה

מרק דיווח שוועדת התחזוקה ממליצה שהקהילה תרכוש ביטוח כנגד נזקי רעידת אדמה. ביטוח כזה יעלה 5000–10000 ש"ח לשנה, וכולנו מקווים שלא יהיו רעידות אדמהוצורך להגיש תביעות. בכל זאת, הוועדה ממליצה לרכוש ביטוח כזה משום שנזקי רעידת אדמה עלולים להגיע למאות אלפי שקלים. לא הייתה הצבעה בנושא משום שלא הוצגה הצעת ביטוח ספציפית. התחושה היא שהוועד המנהל תומך עקרונית ברכישת הביטוח.

ועדת התחזוקה מבקשת הצעות מחיר לביטוח המבנה ולביטוח נגד נזקי רעידת אדמה ומשווה ביניהן. קובי התנדב לפנות לכמה סוכני ביטוח, לאחר קבלת כל המידע הרלוונטי. הוועדה תגיש לוועד המנהל הצעה או הצעות והוועד יקבל החלטה. בינתיים, אם לא יהיו שינויים לא צפויים, יחודש ביטוח המבנה באמצעות סוכן הביטוח שלנו ללא ביטוח נגד רעידות אדמה.

ג. הפטיו

מרק דיווח שמשהו מוכן לממן את הקמת פטיו מאחורי בניין הקהילה. הפטיו ישמש כבסיס לסוכה ולמטרות נוספות. כמו כן, יובל בר התנדב לטפל בתכנון. התגובות הראשוניות מהעירייה הן חיוביות והצוות יוכל להציג תוכנית ראשונית לאישור העירייה בקרוב. בחודשים הקרובים הוועדה תחזור לעדכן את הוועד המנהל ותגיש הצעות לאישור הוועד לפי הצורך.

ניהול משרד הקהילה

בשם ועדת כוח האדם, מרק עדכן את הוועד על ההתפתחויות האחרונות באיוש משרד הקהילה. שי כהן, מנהלן הקהילה, הגיש את התפטרותו ביום האסיפה הכללית, ממש לפני התקופה האינטנסיבית של חידוש החברות. לפני איוש המשרה מחדש, הוועדה מבקשת לדון בסיבות לקשיים באיושה ובשינויים בתהליך גיוס או ניהול העובדים.

הוועדה הציעה פתרון זמני - שיהודית ויינר תנהל את המשרד בינתיים ותתמקד בחידוש החברות ובנושאים דחופים אחרים. הוועדה הציעה להקצות לעבודתה של יהודית עד 20 שעות שבועיות בתשלום.

הוועד המנהל קיבל את הפתרון הזמני של הוועדה עד סוף תשרי. הוועד מבקש שוועדת כוח האדם תציג את הנושא במלואו בישיבה בתשרי, כולל ניתוח של הבעיות בעבר והצעות לצעדים עתידיים.

חלוקת סמכויות בין חברי הוועד המנהל וחברי קהילה נוספים

ברוך רוזן דיבר על שני תהליכים שהוא מתאם

· לכל אירוע שמופיע במדריך הקהילה ימונה אחראי או אחראים מקרב חברי הוועד המנהל. הם יהיו אחראים לאירוע באופן כללי ויגייסו מתנדבים מקרב חברי הקהילה לביצוע משימות ספציפיות. תאריך היעד לטיוטה מתקדמת הוא סוף יולי.

· בכל ועדה ימונה אחראי על הקשר עם הוועד, ולכל וועדה ימונה איש קשר מהוועד. הם יהיו אחראים לעדכונים ולתקשורת בין הוועד לוועדות. תאריך היעד לטיוטה ראשונית הוא סוף אוגוסט.

שונות

· הישיבה הבאה נקבעה ליום ראשון ה-25 באוגוסט ב-20:00. ככל הנראה, היא תוקדש לחגים ולחידוש החברויות ולמינוי מורשי חתימה.

· אחת הישיבות הבאות תוקדש לנושאים ארוכי טווח כמו תהליכי קבלת ההחלטות בוועד, הקשר בין הוועד לוועדות, אסטרטגיות לשילוב חברים חדשים בפעילות וכו'.

· הוועד המנהל דן במשימות שקשורות לתשעה באב ולסליחות ומינה אחראים לחלק מהמשימות. בימים הקרובים יגויסו מתנדבים נוספים לסייע באירועים אלה.

· התקבלה לאחרונה החלטה במייל לרכוש ספר מתנה למסיימי התיכון מקרב חברי הקהילה בעלות כוללת של 650 ש"ח

· בסוף יוני, הוועד המנהל אישר במייל את בקשת ועדת התחזוקה להקצות 10,000 ש"ח מהרזרבות כדי להכין תוכנית טכנית מפורטת לקיבוע אבני החיפוי וכדי לשכור את שירותיו של מהנדס.