ENGLISH VERSION BELOW

סיכום ישיבת הוועד המנהל של קהילת ידידיה שהתקיימה ב-6 באוקטובר 2014

משתתפים :

· יצחק אביגד, אביטל אורדן, קובי איבלמן, עדינה גולומבק, גארי גינסברג, לינדה גראדשטיין,  חנה לוין, ג'וש מרגו, סימון קפלן, ברוך רוזן (יו"ר)

· חבר ועדת הביקורת: יהושע שופמן

· מנהלת המשרד: מרים פיין

· גבאי: מאיר פישברן

תקציב הקהילה – עדכון

1. גארי הציג את ההכנסות וההוצאות של הקהילה עד כה בהשוואה לתקציב שאושר לשנת 2014 (המבוסס בעיקרו על הכנסות והוצאות בפועל ב-2013). עד ל-15 בספטמבר הכנסות הקהילה היו 416,000 ₪ וההוצאות 349,000 ₪. כעת מסתמן שהמשיכה מהרזרבות תהיה קטנה יותר מהצפוי בעת אישור התקציב.

2. בין ההוצאות המיוחדות הצפויות בשנת התקציב 2015 אפשר למנות את עלות הטיפול באבני החיפוי, החלפה אפשרית של מערכת מיזוג האוויר והרחבת הפטיו (תוקצבו 37,000 ₪ מהרזרבות).

3. קובי ציין שבעבר דובר על הקצאה של 200,000 ₪ מהרזרבות לתכניות. גארי ענה שבתקציב יש כבר הקצאה כזו שנוצרה יחד עם קרן הבניין.

4. לינדה הציעה שנקיים מבצע גיוס כספים לתחזוקת הבניין בקרב החברים שהצטרפו לאחר גיוס הכספים להקמת הבניין. ברוך יתייעץ עם ועדת גיוס הכספים ויארגן דיון רחב יותר בנושא בעוד כמה חודשים.

חידוש חברות – עדכון

כרגע רשומים כחברים 118 זוגות/משפחות ו-62 יחידים/משפחות חד-הוריות. מתוכם 14 הם חברים חדשים: שבעה זוגות ושבעה יחידים.

בחירת גזבר חדש

מרק נולמן נבחר פה אחד לכהונת הגזבר, החל מינואר 2015.

ראש השנה ויום כיפור – הפקת לקחים

נדון תקציר תגובות והערות שהתקבלו מחברי הקהילה. רשימת הלקחים והנקודות לשיפור תיכלל בנספח למדריך הקהילתי. אפשר לקבל מדריך מעודכן במשרד.

מאיר פישברן הציג את הפרספקטיבה של הגבאים על החגים ועל בעלי התפילה.

תכניות

נדונה טיוטת הצעה להקמת ועדה לתכניות חינוכיות ותרבותית. במהלך הדיון הוצעו שינויים רבים, חלקם זכו להסכמה רחבה וחלקם לא. יש בקרב חברי הוועד מגוון רחב של דעות בשאלה עד כמה צריכה הוועדה החדשה להיות מעורבת בפרטים הקטנים של ארגון התכניות או שמא תפקידה להיות גורם מתאם לתכניות שאחרים אחראיים עליהן. נושא מרכזי נוסף שעלה לדיון הוא עד כמה על הוועדה לזהות צרכים והזדמנויות בנוסף לטיפול בהצעות שמגיעות מהשטח.

סיכום הנקודות המרכזיות שעלו לדיון:

· אחד המניעים המרכזיים להקמת גוף חדש הוא שחרור הוועד המנהל מהצורך לדון בתוכן ובתקצוב של אירועים ספציפיים. מניעים נוספים הם הנחיית מארגני האירועים ותכנון הוליסטי של אירועים בקהילה.

· יש לאחד את ועדת החברה הקיימת עם הגוף החדש.

· אפשר לתאם בין גופים שונים ללא איחודם.

· המנדט של הגוף החדש צריך לקבוע את תחומי פעילותו וכיצד יטופלו נושאים שנויים במחלוקת.

· הוועדה החדשה זקוקה ליושב ראש.

· יש לגבש תפיסה לגבי אירועים ותכניות חינוך וחברה לקראת 2016.

· מה לגבי רעיונות שעולים מהשטח? איך אפשר לעודד אותם?

· תכנון מלמעלה עלול לחסום רעיונות מהשטח ואפשר להסתפק במתאם אחד או שניים.

· האם יש לקבוע תקרה לתשלום למרצים, תוך התחשבות במגוון הרחב של התשלומים המקובלים?

· יתכן שעדיף להקים ועדה קטנה להחלטות אד-הוק במקום ועדה אחת שעוסקת בכול.

· החברים בוועדה מצומצמת יותר צריכים להכיר את התמונה הכוללת.

· אולי יש צורך רק בוועדה מתאמת קטנה.

על בסיס הדיון ברוך יכין טיוטה חדשה.

שפה: ועדת החברה הנוכחית מקיימת את אירועיה באנגלית ויש לעודד אותה להוסיף אירועים בעברית.

דיווח על פעולת ועדת הוועדות / סימון קפלן

· סימון כינס מפגשים שהשתתפו בהם 19 חברים שפועלים בוועדות הסיוע ההדדי של הקהילה. אפשר לקבל סיכום של המפגשים ממנו.

· יצחק אביגד נפגש עם חברים בוועדות שקשורות לתשתית הארגונית של הקהילה (כספים, כוח אדם, תקשורת למיניה וכו')

· נושא שעלה במפגשים רבים הוא שחברים רבים אינם מכירים את כל מגוון השירותים שהקהילה מספקת; צריך למצוא דרכים לתקשורת פנימית יעילה.

· פעילים וסגנון פעילות –  יש חברים רבים המעדיפים לעבוד לבד; יש שאינם יודעים איך ליישם רעיון; יש שאינם יודעים לאתר מחליף ויש שאינם יודעים איך הם יכולים להשתלב בפעילות. צריך למצוא דרכים לתאם בין הפעילים תוך התייחסות לסגנונות הפעילות השונים שלהם.

· טופס החברות (ומאגר המידע מאחוריו) זקוק לשכתוב, בעיקר החלק שעוסק בהתנדבות.

נקודות מרכזיות שעלו בדיון על הדיווח הזה הן:

· יש להגביר את השיווק

· ועדת הוועדות הפכה לוועדה כשלעצמה

· צריך לבחון מה חסר במערך הפעילות שלנו

· 'ידיעות ידידיה' ארוך מידי ולכן חברים רבים לא קוראים אותו במלואו

· צריך להקים קבוצת פייסבוק ציבורית לקהילה בנוסף לקבוצה לחברים בלבד

· הקהילה זקוקה לפורום ציבורי

Kehilat Yedidya Executive Committee Meeting Oct. 6 2014

Present: Avital Ordan, Joshua Margo, Linda Gradstein, Kobi Abelman, Gary Ginsberg, Simon Caplan, Hana Levine, Yitzhak Avigad, Adina, Golumbek, Bruce Rosen (chair), Joshua Schoffman (audit committee), Miriam Fine (office manager), Meir Fishburn (gabbai)

Budget Update

1 Gary presented Yedidya's year-to-date income and expenses, as compared to the approved 2014 budget (which was based largely on the 2013 actual revenues and expenses). Income as of Sept. 15 was 416,000 and expenses were 349,000 NIS. It now looks like we will have to draw less from the reserves than had been anticipated in the approved budget.

2 Unusual anticipated expenses for the coming year (2015) include falling tile costs, possibly new air-conditioning, a patio extension (for which there is 37,000 in the reserve fund).

3 Kobi raised the issue of a prior suggestion to set aside 200,000 NIS of the reserves for programming. Gary responded that the budget already includes a programming reserve, which was created in conjunction with the building campaign.

4 Linda suggested launching a fundraising drive for a building maintenance fund amongst members who joined after the major building campaign. Bruce will explore the issue with the fundraising committee and arrange for a fuller discussion of this suggestion in a few months.

Membership Update

There are 118 couple/families and 62 single/single families. Of these 14 are new members: seven couples and seven singles.

Election of New Treasurer

Mark Nulman was unanimously voted in as the next Treasurer, term to begin in January.

Review of Rosh HaShana and Yom Kippur

Feedback was solicited from the membership and a summary of the results were discussed. A list of take away lessons will be included in a 2014 appendix to the KY manual and will be available upon request from the office.

Meir Fishburn provided the gabbais' perspective on Rosh HaShana. He suggested that some baalei tfila could have been better.

Programming

A draft proposal to create an Educational and Cultural Programming Committee (ECPC) was discussed. Substantial revisions were suggested over the course of the discussion, with some of the suggestions seeming to garner substantial support, and others less so. One key issue on which there seemed to be a diversity of opinions was the extent to which the proposed new committee should get involved in the nitty gritty of organizing particular programs v. serving as a focal point/clearinghouse for programs organized by others. Another issue on which there was a range of views was the extent to which the proposed committee should be expected to identify program needs/opportunities in addition to responding to program proposals from others.

The suggestions and other points made during the discussion included the following:

· One key motivation for establishing an ECPC is so that the full VM does not have to decide about the content and/or funding levels for particular programs; other motivations included providing guidance to program organizers and providing a holistic approach to Yedidya's programming efforts.

· The existing Social Committee and the proposed ECPC should be combined

·  Coordination among groups doing programming can be coordinated without necessarily combining them

· In setting the committee's mandate we will need to address the questions of: What is in the purview of this committee to decide? What about controversial topics?

· The committee should have a chairperson

· Towards 2016 an overall programming concept would be created

· What about individual member's ad hoc creative ideas? How do we encourage them?

· Top down decision making might be stifling and 1-2 coordinators would be sufficient.

· Should there be limits to speaker costs knowing that, depending on expertise, speakers' fees can vary considerably?

· A smaller committee for ad hoc decisions might be preferable to one over-arching committee.

· A smaller committee should have several individuals who have the larger picture in mind.

· Perhaps only a small coordinating committee is required.

Based on the above comments, Bruce will prepare a new draft.

Language – it was noted that the current Social Programming Committee holds its events in English, and that it should be encouraged to add events in Hebrew.

Report on the Committee of Committees by Simon Caplan

· Simon convened a meeting of 19 people involved in committees related to mutual aid; a summary of that meeting is available from Simon.

· Yitzchak Avigad met with members of the committees involved in Yedidya's organizational infrastructure (finance, personnel, communications of various sorts, etc.)

· A major issue that appeared repeatedly was that many members do not know what community services are already available; we need to find mechanisms of internal communication

· Activists and style – many members gladly work alone to implement their ideas; others don't know how to do begin an idea; others don't know how to create a successor, others don't know how to get involved. We need to find ways to accommodate these preferences while at the same time addressing the community's need for coordination.

· The volunteer section of the membership form (and then database) need to be revised

Key points made in the discussion of the report included:

· There is a need to increase marketing

· This committee of committees has itself turned into a committee

· We need to carefully figure out what communal efforts we are missing

· Yediot is too long and therefore not read in detail by many members

· Yedidya should have a publicly-accessible Facebook group in addition to its members-only group

· Kehilat Yedidya needs a public forum