ENGLISH VERSION BELOW
סיכום ישיבת הוועד המנהל של קהילת ידידיה שהתקיימה ב-25 באוגוסט 2014
משתתפים :
· חברי הוועד המנהל: ברוך רוזן, יצחק אביגד, קובי איבלמן, עדינה גולומבק, דוד גלייכר, לינדה גראדשטיין, חנה לוין, ג'וש מרגו, ורד נוריאל-פורת, סיימון קפלן.
· חבר ועדת הביקורת: אליעזר פיינר.
· נעדרו: אביטל אורדן, יהושע שופמן.
1. מבצע
חידוש חברות
מרים
פיין מדווחת
שאחוז חידוש
החברות עד עכשיו
דומה לתקופה
המקבילה
אשתקד. צריך
לשלוח תזכורות
לחברים שטרם
חידשו את
חברותם.
2. גיוס
חברים חדשים
מרים
דיווחה שבשנה
האחרונה
נרשמו תשעה
חברים חדשים ונוספו
עוד ארבעה
חברים חדשים
במבצע הנוכחי.
איך אפשר
לגייס חברים
נוספים? לינדה
וקובי דיווחו
על מספר
רעיונות ובהם
פנייה להורים
שילדיהם
משתתפים
בתפילות
הילדים. מצד
שני, איננו רוצים
לתת להורים
הללו תחושה
רעה. לינדה
תנסה להציג את
הקהילה
בפניהם באופן
מתאים. קובי יפנה
למשתתפים
במניין
המוקדם
בשבתות.
כמו כן, איננו
רוצים
שהפנייה
הראשונה
לחברים החדשים
תעסוק בדברים
שעליהם לעשות
כחברי קהילה
כמו תורנות
קידוש. יש
ליצור קשר
בצורה פתוחה
וחברותית.
לדוגמה: א.
לשאול את
החברים
החדשים כיצד
נוכל לסייע
להם. ב. להצמיד
לכל משפחה חדשה
משפחה ותיקה
שתסייע
לקליטה חלקה
בקהילה. ג. להביא
לחברים
החדשים יין או
עוגה ביום
שישי הראשון
לחברותם.
הוועד אישר 300 ₪
לכיסוי
הוצאות הסעיף
האחרון.
רעיונות
נוספים
שהועלו הם: א.
פנייה
לתלמידים חדשים
בפרדס. ב.
פנייה לקבוצת
הצעירים (ג'וש
מרגו ייצור
איתם קשר). ג. לנסות
לאתר שכנים
חדשים בשכונה.
3. חגים
הוועד חזר
וציין שיש
צורך ברכז לכל
חג או אירוע
מיוחד. אליעזר
הסכים לרכז את
הפעילות של
שבת שובה.
דוד דיווח על
ארגון תפילות
הימים
הנוראים. צוין
שצריך להזמין
גם את הגבאיות
לפגישות
נוספות בנושא.
ייתכן ש'קהילה
אחת', קבוצה של
צעירים
ירושלמיים,
תרצה לקיים
קריאת תורה
במרכז דב
בשמחת תורה.
הוועד הביע
תמיכה
עקרונית, אך
ציין שיש צורך
לפתור סוגיות
לוגיסטיות
שונות. ג'וש
מרגו, בסיועה
של עדינה,
יתאם את
הפעילות מול
'קהילה אחת' ומול
נושאי
תפקידים
בקהילה.
הוועד ציין
שיש להבטיח
שמיזוג
האוויר ומערכת
החשמל
תתפקדנה
במלואן במהלך
החגים. ברוך
ייפגש עם
יודיס בנושא.
4. גזבר
הוועד
עסק בכמה
נושאים
הקשורים
לתפקיד הגזבר:
א. תחומי
אחריות
ב. האם על
הגזבר להיות
חבר בוועד
המנהל
ג. הגבלת
כהונת הגזבר
הוועד אישר את
טיוטת ההחלטה
על תפקיד
הגזבר שברוך
שלח ב-18
באוגוסט (ראו
נספח א').
הוועד דן באפשרות למנות את מרק נולמן לתפקיד הגזבר, ובאפשרות שכהונתו תתחיל לאחר סיום כהונתו של גארי גינזבורג, הגזבר הנוכחי. מרק יוכל להצטרף לוועד המנהל אחרי החגים במקומה של לינדה שמתכוונת להתפטר מכהונתה בוועד. לא התקבלה החלטה בנושא.
5. יושב
ראש
מה
המודל המתאים
לנו כיום
לראשות הוועד
המנהל? שני
יושבי ראש,
כפי שהיה
בעבר; יושב
ראש אחד או
יושב ראש וסגן
יושב ראש? לא
התקבלה החלטה,
אך מתקבל
הרושם שהוועד
תומך באפשרות
השלישית.
6. ועדת
הוועדות
סיימון קפלן
דיווח על
פעילות ועדת
הוועדות. סיימון,
עדינה יצחק
וברוך חילקו
את כל הוועדות
של הקהילה לארבע
קבוצות והם
מתכוונים
להיפגש עם כל
אחת מהן לפני
סוף ספטמבר.
ברוך וג'וש
כבר נפגשו עם
חברי ועדת
המנהג וההלכה,
לבקשת חבריה,
והדיון היה
פתוח ופורה.
יושבת ראש
הוועדה
מסיימת את
תפקידה ויש
לבחור מחליף.
כמו כן, חשוב
שחברי הוועדה
ישקפו מגוון
רחב של דעות
וגישות.
7. ועדה לפעילות חינוכית/תרבותית
ברוך
העלה לדיון את
שאלת הקמתה של
ועדה לפעילות
חינוכית
ותרבותית. על
פי ההצעה,
הוועדה החדשה
תתאם את כל
הפעילות
החינוכית
והתרבותית לחגים
ולאירועים
מיוחדים
ותרכז את
ההצעות לפעילויות
שעולות מהשטח.
לוועדה יהיה
תקציב למרצים
וכדומה והיא
תתעדף
אירועים
במסגרת
התקציב. בין השאר,
הוועדה הזו
תפטור את
הוועד המנהל
מדיון בנושאים
הללו. סיימון
ציין שתחומי
האחריות של
וועדה חופפים
לתחומי
אחריות של
ועדות קיימות.
בנוסף, ועדה
כזו עלולה
לפגוע בחברים
שנטלו על עצמם
את האחריות
לאירועים
מסוימים.
ברוך הבהיר
שמטרת הוועדה
החדשה היא
לוודא שנושאים
ואירועים לא
יפלו בין
הכיסאות
ושתהיה פעילות
מתאימה לכל
האירועים
המיוחדים. חבר
או קבוצת
חברים
שאחראים
לאירוע מסוים
יוכלו להמשיך
ולטפל בו.
הוועד דן גם
בשאלת תקצוב
ועדה כזו. לא
התקבלה החלטה.
ורד ועדינה
יפנו לחברים שכבר
עוסקים
בארגון
פעילות
תרבותית
וחינוכית כדי
לבחון את המצב
כיום ולראות
אלו תוספות או
שינויים כדאי
לשקול, לדעתם.
8. קבלת
שבת
עד
כה התקיימו
שתי קבלות שבת
בהנחיית נשים,
שתיהן במסגרת
שמחות
משפחתיות.
בשתיהן השתתפו
נשים רבות,
ולכן בעתיד יש
להזיז את
המחיצה כדי
להגדיל את
עזרת הנשים.
הבעיה
העיקרית
הייתה הרעש.
אולי כדאי
להעמיד את
מרכז דב לרשות
משחקי הילדים?
גם בתפילה
הרגילה
השתתפו אנשים
רבים.
לא ברור אם
מספר
המשתתפים הרב
קשור
להשתתפות של
אורחי השמחות.
נצטרך לבחון
את הנושא לאור
קבלות שבת
בהנחיית נשים
שאינן קשורות
לשמחות.
9. החלטות
שהתקבלו
במייל מאז
הישיבה
האחרונה
א. ועדת
השימוש
בבניין ניסחה
טיוטת הסכם עם
הארכיטקט,
המהנדס
והקבלן לגבי
חלוקת
העלויות לתיקון
אבני החיפוי. 10
חברי הוועד
המנהל תמכו בקבלת
הטיוטה, לא
היו מתנגדים,
חבר אחד נמנע.
ב. מינוי מרק
רנדר וצבי
אריאל למורשי
חתימה של
הקהילה לצורך
חתימה על
ההסכם בנושא
אבני החיפוי. 10
חברי הוועד
המנהל תמכו,
לא היו
מתנגדים, חבר
אחד נמנע.
נספח א': תפקיד גזבר הקהילה
גזבר
הקהילה מנהל
את כספי
הקהילה.
הגזבר:
· יבטא נקודת מבט כלכלית ותקציבית על כל הנושאים שנדונים בוועד המנהל.
· ישב בראש ועדת הכספים; יפעל יחד עם חברי הוועדה בניהול תקציבי הקהילה.
· ינהל פיתוח התקציב ואת הבקרה התקציבית.
· יפקח על חשבונות הבנק ומשאבי הקהילה האחרים.
· ינהל את הקשרים עם רואה החשבון והמבקר החיצוני.
· ינחה את ההתנהלות הכספית של משרד הקהילה.
· ינחה פיתוח של מדיניות ותהליכי עבודה בתחום הכספים
· יזום הכנת ניתוחים של ההשלכות הכספיות של פעילות הקהילה בהווה ובעתיד.
את הגזבר ממנה הוועד המנהל תוך התייעצות עם חברי ועדת הכספים וגזברים בדימוס. המינוי הוא לשנתיים, עם אפשרות הארכה לכהונה נוספת.
עדיף שהגזבר יהיה חבר הוועד המנהל. גם אם אינו חבר הוועד, על הגזבר להשתתף בקביעות בישיבות הוועד המנהל.
Vaad Menahel Meeting—August 25, 2014
Present: Bruce Rosen, Kobi Ableman, Linda Gradstein, Yitzhak Avigad, Simon Caplan, Adina Golombek, Josh Margo, Hana Levine, Vered Nuriel-Porat, David Gleicher, Eliezer Finer (Vaad Bikoret)
Absent: Avital Ordan, Josh Schoffman
1) Membership renewal update
Miriam Fine reports that we have about the same percentage of renewed memberships at this time period as last year.
We need to send out reminders to current members to renew, informing them that they may lose out on getting the Yamim Noraim seats they want.
2) Recruiting new members
Miriam reports that we had 9 new members sign up over the course of the past year (i.e. since last year's membership drive), and 4 more to date within the context of the current membership drive.
How do we get more? Linda and Kobi reported on ideas to increase member numbers: One way is to approach parents at kids' groups. But we don't want to come across as threatening. Linda will try to give those parents information about the kehila in a low-key manner. Kobi will be making a similar pitch at the Shabbat early minyan.
We also don't want to the first mailing to new members to be about their Yedidya responsibilities, such as Kiddush duty, etc. Instead, we should reach out in an open and friendly manner.
Examples of this: a) Send new members a letter asking how we can help them; b) assign each new family a veteran kehila family to be its advisor/liaison; c) bring over wine and/or cake their first Friday. As for that last point, the Vaad approved 300 NIS to fund such a program.
Other ideas raised included a) reaching out to the new students at Pardes, b) reaching out to the Young Professionals group (Josh M. will follow up on that), c) and trying to find out names of new people who are moving into the neighborhood.
3) Chagim
The Vaad again reiterated the need for a point person for each chag or other special day. Eliezer agreed to be point person for Shabbat Shuva.
David reported on the status of Yamim Noraim tfillot. It was felt that the gabbaiot should be added to any future meetings regarding this.
Kehlliah Achat, a group of Jerusalem-based young professionals, may be interested in having a torah reading in Merkaz Dov on Simchat Torah. The VM expressed support in principle for the idea, but indicated that various logistical issues would need to be worked out. Josh M., with input from Adina, will follow up on this with them and the relevant Yedidya position holders..
The VM noted the importance of ensuring that the air conditioning and electrical systems will be in good working order for the holidays. Bruce will be meeting with Eudice on this issue.
4) Treasurer
The Vaad discussed the following issues regarding the Treasurer position:
a) Responsibilities
b) Whether the treasurer needs to be a member of the VM
c) Length of the treasurer's term
The Vaad approved the Draft Statement of the Role of the Yedidya Treasurer sent by Bruce on August 18th (see Appendix A).
The Vaad discussed the possible appointment of Mark Nulman as the new Treasurer, possibly taking affect after the completion of current Treasurer Gary Ginsberg's term. Mark could be added to the VM after the chagim to replace Linda who stated her intention to retire from the Vaad at that time. No decision was made on that issue.
5) Yoshev Rosh
What model should the Vaad have for its leadership position? a) 2 yoshvei rosh, as in the past; b) one yoshev rosh; or c) a yoshev rosh and a sgan yosehv rosh?
No decision was made, but the feeling of most VM members was option c).
6) Committee on Committees
Simon Caplan reported on the committee on committees. He, Adina, Yitzchak and Bruce had split the 32 Yedidya committees into 4 groups, and they intend to meet with each committee before the end of September. Bruce and Josh have already met with the Vaadat Minhag/Halacha, at the request of that committee, and the discussion was open and constructive. The head of that committee is stepping down and a replacement must be chosen. Also, it will be important to ensure that a variety of approaches are represented on that committee.
7) Educational/Cultural/Programming Committee
Bruce raised the question of whether to create an educational/cultural programming committee. It would be responsible for ensuring that all educational/cultural activities for holidays and special days would be taken care of, and responding to individual initiatives. The committee would have a budget for speakers and the like and would be expected to prioritize within that budget constraint. One point of such a committee would be to relieve the VM of those responsibilities, making them committee matters. Simon felt that such a committee would overlap current committees (potentially leading to confused responsibilities). Additionally, such a committee may tread on the sensitivities of members who have been responsible for certain special days for a number of years already.
Bruce clarified that the other purpose of the new committee is the make sure that things don't fall between the cracks, that every special event is accounted for. Items already being dealt with by an existing individual or group could be left in their care.
The Vaad also discussed the budget alternatives under such a committee.
No decision was reached on this specific committee issue at this time; instead, Vered and Adina will be conferring with Yedidya members already involved in organizing cultural and educational activities to learn more about how things are currently working and what additions/improvements might be worth considering.
8) Kabbalat Shabbat
There were 2 women-led Kabbalat Shabbatot so far, both as
part of semachot. Both had a large number of women, necessitating a need to
move the mechitza in the future. The main problem was too much noise. Perhaps
Mercaz Dov should be open for the children to play in? There was also a large
group in the regular Kabbalat Shabbat tefila. The question was whether the
numbers in both tefilot were due to the presence of the semachot. We will wait
until the non-simcha women-led KS to examine this.
9) VM decisions made via e-mail since the previous VM meeting
A. The building maintenance committee has drafted an agreement with the architect, engineer and contractor regarding the division of costs for the repair of the facing stones. Please use this poll to indicate whether you endorse the draft agreement.
Yes: 10 No: 0 Abstained: 1
B. Please indicate whether you approve the appointment of Marc Render and Tzvi Ariel as Kehillat Yedidya signatories for the purposes of signing the agreement on the fallen stones.
Yes: 10 No: 0 Abstained: 1
APPENDIX: ROLE OF THE YEDIDYA TREASURER
The treasurer of Kehillat Yedidya serves as the community's chief financial officer. The treasurer's responsibilities include:
· Providing a financial/economic perspective on all issues brought to the VM for discussion and/or decision, including both operational and strategic issues
· Chairing the finance committee; engaging the committee and its members as active participants in the community's financial affairs
· Leading the Yedidya budget development and budget monitoring processes
· Overseeing Yedidya's bank accounts and other financial assets
· Managing Yedidya's relationships with its accountant and external financial auditor
· Providing professional guidance on the financial aspects of the work of the office manager
· Leading the effort to develop any necessary financial policies and procedures
· Playing the lead role in preparing, for the VM and the community, financial analyses of major ongoing activities and existing/proposed special projects
The treasurer is appointed by the VM, in consultation with the current members of the finance committee and recent Yedidya treasurers. The appointment is for a two year term, with the possibility of reappointment for one additional term.
It is generally preferable that the treasurer be a member of the VM, but this is not an absolute requirement. In either case, the treasurer would be expected to attend VM meetings regularly.