ENGLISH FOLLOWS HEBREW
ישיבת ועד מנהל – 20.11.2012
משתתפים: פנינה ארביט, ג'יי רוזנברג, דניאל רורליך, דוד גליישר, ברוך רוזן, לינדה גרדשטיין, ג'וש שופמן (ביקורת), דב קופר (ועדת כ''א).
רשם: שי כהן
1. מצב חירום: הוסכם כי יש לעדכן את מקבלי הפנים איך לפתוח את מרכז דב כך שבמקרה של אזעקה אפשר יהיה לרדת למטה.
2. הועד אישר את פרוטוקול הישיבה הקודמת.
3. מיהם חברי הועד:
נעמי מסרה מכתב המודיע בו היא פורשת מהועד. לינדה: אדבר עם קובי לגבי צירופו מחדש
לועד. הוא אמר שהוא מוכן לעשות מה שידרש.
ג'יי: גרי הלר הוא רשמית חבר ועד. מה קורה איתו?
לינדה:
הוא לא ממש משתתף באסיפות כך שלא ברור מה קורה איתו. פנינה הקריאה מהתקנון שחבר
ועד שלא נוכח בשלוש פגישות רצופות יתבקש לעזוב את הועד. ג'יי ידבר עם גרי הלר.
לינדה: אם מישהו יודע על מישהו צעיר שרוצה להכנס לועד הוא מוזמן להציע לו.
4. ועדת כוח אדם: דב קופר: אם רוצים להעסיק מישהו או להעלות שכר למישהו צריך להעלות
זאת לועדת כח אדם.
- השגחה על הבניין: מאז שנכנסנו לבניין היה תשלום למשגיח על הבניין.
כרגע יש 4 סוגי אירועים:
א. אירועי קייטרינג שדורשים השגחה מלאה, פתיחה, ארגון וטיפול בתקלות וסגירת המבנה
וארגונו חזרה.
ב. אירוע קטן יותר – קבוצות שבאות עם כיבוד ולא ארוחה לקבוצה של יותר מ30 איש.
ג. ארגונים שבאים לבניין לשימוש קבוע.
ד: אירועי ידידיה שיכולים להיות אחד משלושת הסוגים האחרונים. כל
אחד מהאירועים האלה דורשים השגחה מסוימת.
מה שאנחנו מציעים: בשביל לפתוח ולוודא שהכל בסדר נשלם 25 שקל.
להשגחה מינימלית: נשלם 30 שקלים לשעה.
להשגחה מלאה: 40 שקלים לשעה.
הועד ביקש מדב לשלוח הצעה בכתב עליה יצביעו במייל.
ג'וש: כדאי לעשות ממוצע בין התעריפים השונים כדי לא להסתבך עם התעריפים.
5. אחזקת הבניין – אבנים נופלות:
6. לינדה: שבת היכרות - היתה הצלחה יחסית למרות שהיה קטן יותר מבעבר. חסרים פעילויות חברתיות שיגרמו לאנשים להכיר אחד את השני. ג'וש: אפשר לפרסם בידיעות אם מישהו רוצה לארגן מסיבת חנוכה.
7. ענייני מנהל.
מורשי חתימה :יש צורך לרענן את רשימת מורשי החתימה, להוסיף את לינדה ושי. יש צורך לחכות לאישור התקנון ע''י רשם העמותות.
בחירות לועד מנהל: ברוך הסכים להכין הצעה לשינויים בסדרי הבחירות
תיקון תקנון: יידון בפעם אחרת.
מדריך הפעלה לידידיה: פנינה: אנחנו כותבים משהו בו יהיו הסברים מה צריך לעשות בכל פעילות של ידידיה. זה לא כולל את פעילויות הועדות.
ג'וש ביקש משי ליצור קובץ החלטות עקרוניות של הועד
8. ישיבה הבאה: 19.12.2012 יום ד'
Executive Committee meeting 20.11.12
Present: Penina Arbit, J Rosenberg, Daniel Rohrlich, David Gleicher, Bruce Rosen, Linda Gradstein, Josh Schoffman (Audit), Dov Cooper (Personnel C.)
Minutes by : Shai Cohen
Minutes of the previous meeting were accepted
1 Emergency Situation: need to update the greeters how to open Mercaz Dov, so that the congregation can go down to the basement in the case of missile alarms etc.
2 Members of the committee: Noomi Stahl has resigned from the committee. Linda said that she would speak to Kobi about re-joining the Va’ad; he said that he would “do whatever was necessary”. J pointed out that Gary Heller is currently a committee member, but is anyone aware what he considers his status? Linda answered that he has not been attending meetings, so it’s not clear. Penina pointed out that according to the Takanon, a Va’ad member who is absent from three consecutive meetings will be asked to resign from the committee. J will speak to Gary.
3 Linda: if anyone is aware of someone young who’d be interested in joining the committee, they should encourage them.
4 Personnel Committee: Dov Cooper pointed out that any new salaried positions or salary adustments should be addressed to the personnel committee.
Event Supervision: since we started using the building, we have been paying someone to oversee events. We currently have four different types of events:
1) Catered events which demand full supervision, opening, arranging, availability for problem-solving and re-arranging and closing up.
2) Smaller events for groups of up to 30 people with light refreshments
3) Groups using the building on a regular basis
4) Yedidya events which can fall into one of the above three categories; all demand a certain level of supervision.
The committee suggests that we pay 25 shekels p.h. for simply opening and closing the building, 30 shekels p.h. for simple events and 40 shekels p.h. for full-blown events.
The committee asked Dov to prepare a written proposal which could be voted on by e-mail.
Josh suggested that it would be much simpler to adopt a flat fee (say 30 shekels p.h.) in order to avoid the confusion produced by differing rates.
5) Building Maintenance – Falling Stones
6) Past Events: Linda reported that the Shabbat Hekerut was relatively successful, though less people participated than in previous ones. There was a lack of activities that encouraged people to get to know one another. Hannuka – Josh suggested putting a notice in Yediot asking if anyone is interested in organizing Hannuka activities.
7) Administrative Issues
The list of check signers will be revised and brought up to date. We need to add Linda and Shai, but have to wait for approval of the Rasham Amutot for the new takanon.
Election of the Va’ad Menahel: Bruce agreed to put together a proposal for revising the current election process
Takanon changes: to be discussed at another time
The Yedidya Manual: still under construction
Josh asked Shai to start a list of significant decisions by the executive Committee
8) DONM: Wednesday after Hannuka - 19.12.2012